Eğer bir işletmede etkin bir bütçe varsa cari yıl içinde yöneticilerin işleri büyük ölçüde kolaylaşmaktadır. Çünkü bütçe döneminde yapılan kavgalar sonrasında üzerinde anlaşılan bir bütçe, cari yıl içinde yapılacak iş planlarını içermektedir. Bütçe, işletmenin gelecek senesinin belirsizliklerini ortadan kaldırır. Bundan sonra yapılması gereken -beklenmedik risk ve fırsatlar dışında- bütçeyi yıl içinde çalıştırmaktır. Bütçe ile yönetmenin işletmeye sağlayacağı katkılar hayati öneme sahiptir. Bütçenin bazı faydalarını aşağıdaki gibi sayabiliriz:
-
Geleceğin planlanması sebebiyle kontrol edilebilir risklerin ve fırsatları önceden görüntülenmesini ve buna göre kararlar alınmasını sağlar.
-
Bütçe ile tüm işletmede ortak hedef birlikteliği sağlamış olur.
-
İşletmenin yıllık faaliyetlerin planlanmasını sayesinde belirsizliği ortadan kaldırır.
-
Bütçe bölümler arasında koordinasyonu ve iletişimi güçlendirir, aksayan süreçlerin belirlenmesini kolaylaştırır.
-
Bütçe ve sorumluluk iç içedir, bütçe ile neler yapılacağı belirlenirken sorumlular da belirlenir. Bütçe, sorumlularının performansını değerlendirir.
-
Standart maliyetler belirlenmesine ve dolayısıyla analizlerde sorunları kaynağında tespitine yardımcı olur.
-
Kontrol fonksiyonu sayesinde olası kayıpların önüne geçer.
-
Maliyet yönetimi, kaynak kullanımı konularında karar alıcılara destek sağlar.
Bütçe, muhasebede kullanılan standart mali raporlarla hazırlanacağı gibi bunlara ek olarak yönetim muhasebesinde işletme yöneticilerinin takip ettiği özel raporlarla detaylandırılabilir. En temel bütçe fonksiyonları; satış bütçesi, gider bütçesi, varlık ve finansman bütçesi, nakit bütçesi ve yatırım bütçesi olarak sayabiliriz. Ana amaç doğrultusunda her fonksiyon özelinde planlamalar yapılır, bu raporlar Bütçe Koordinatörü tarafından konsolide edilir ve Yönetimin onayına sunulur. Konsolidasyon sürecinde Bütçe Koordinatörü ve Yönetim bir olumsuzluk görürlerse bütçe düzeltilmek üzere ilgili birimlere geri yollanır. Yönetimin bütçeyi onaylamasıyla işletme fonksiyonları bütçeye göre yürütmeye tabi olunur.
Bir işletmemizde, satın alma birimi önümüzdeki yıl içinde alınacak ilk madde bütçesini yapmıştı. Hammadde alımı peşin yapıldığı için nakit bütçesi de doğrudan etkilemekteydi. Satın alma birimi yaptığı hammadde alım miktarı bütçesinde, fiyatların en düşük olacağı zamanlarda toplu alımlar planlanmıştı. Bütçe önüme geldiğinde ilk işim nakit akış bütçesini oluşturmak oldu. Fakat görünen tabloda alımlar aynı ayda (fiyatın en düşük) yoğunlaşmıştı. İşletmenin ilgili ayda nakit pozisyonu ve kredi limitleri yeterli değildi. Bu sebeple bütçe tekrar satın alma birimine geri gönderildi ve hammadde alımının diğer aylara yayılması istenildi. Bununla birlikte hedef fiyatlarının da değiştirilmemesi gerektiği konusunda uyarıldı (fiyatlar satın alma biriminin performans göstergesiydi). Sonuçta görüldüğü üzere, yıl içinde oluşabilecek muhtemel bir nakit krizi bütçe döneminde erken görülmüş ve önlemi alınmış olundu.
Dr. Öğr. Üyesi Orhan Özaydın, CMA
